Fichier des Ecritures Comptables
Depuis le 1er janvier 2014, le Fichier des Ecritures Comptables constitue le seul moyen de présenter la comptabilité d’une entreprise lorsque cette comptabilité est tenue au moyen d’un système informatisé.
En effet, tous les contribuables (à l’exception des contribuables tenant leur comptabilité manuellement, des entreprises agricoles soumises au régime du forfait, des SCI soumises à l’impôt sur le revenu dont les associés sont exclusivement des personnes physiques taxées dans la catégorie des revenus fonciers) sont soumis à l’obligation de remettre une copie du fichier de leurs écritures comptables lors d’une vérification de comptabilité.
Ce fichier regroupe l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale enregistrées au cours d’un exercice (détail ligne à ligne de chaque opération comptable).
Il doit être remis dès la première intervention sur place du vérificateur.
La copie du fichier des écritures comptables doit respecter un format technique spécifique et doit contenir 18 à 22 champs en fonction de la catégorie d’imposition du contribuable.
Informations minimales du FEC
1. Code journal de l’écriture
10. Date de la pièce justificative
2. Libellé journal de l’écriture
11. Libellé de l’écriture
3. Nature, sur séquence continue de l’écriture
12. Montant au débit
4. Date de comptabilisation de l’écriture
13. Montant au crédit
5. Numéro de compte
14. Lettrage de l’écriture
6. Libellé du compte
15. Date de lettrage
7.Numéro de compte auxiliaire
16. Date de validation de l’écriture
8. Libellé de compte auxiliaire
17. Montant en devise
9. Référence de la pièce justificative
18. Identifiant de la devise
Outre la remise du fichier, les contribuables doivent remettre à l’administration fiscale un descriptif détaillant les particularités de l’organisation comptable et/ou les spécificités du fichier (absence d’indication d’un montant au débit ou au crédit d’un compte, mais indication du sens de l’opération « D » ou « C » ; codifications spécifiques utilisées par l’entreprise).
Rappel pour les filiales et succursales de groupes étrangers
Les succursales de sociétés étrangères sont soumises à l’obligation de remise du fichier des écritures comptables, en cas de vérification de comptabilité.
Jusqu’en 2014, une tolérance administrative existait : il n’était pas exigé que le FEC soit conforme au Plan Comptable Général. Il était possible de remettre au service vérificateur une table de correspondance avec les normes comptables françaises. De même, il était admis de remettre à l’Administration une copie des fichiers après conversion des écritures comptables aux normes comptables françaises.
L’absence de remise de ce fichier ou la remise d’un fichier non conforme au format demandé entraîne l’application d’une amende, par exercice, de 5 000 euros, ou en cas de rectification et si le montant est plus élevé que l’amende, d’une majoration de 10% des droits redressés.
Le non-respect de l’obligation de remise du fichier peut également constituer une opposition à contrôle fiscal, permettant à l’Administration fiscale de recourir à une procédure d’évaluation d’office ou peut conduire l’Administration fiscale à remettre en cause le caractère probant et régulier de la comptabilité.
Ces tolérances ne sont plus admises depuis 2015. De même, le libellé des écritures doit être en français.
