La Déclaration sociale nominative (DSN) est une obligation légale pour les employeurs du secteur privé et des 3 fonctions publiques (Etat, Territoriale et Hospitalière).

Produite mensuellement à partir de la fiche de paie, elle a remplacé la majorité des déclarations sociales et permet une transmission automatisée, fiabilisée et sécurisée des données sociales.

Depuis son déploiement, les services paie doivent, chaque année, procéder au paramétrage spécifique des données dans le logiciel de paie par l’intégration des fiches de paramétrage. Cette mise à jour permet de rattacher correctement les salariés de l’entreprise aux contrats santé, prévoyance ou retraite supplémentaire, de fiabiliser le calcul des cotisations, de produire des DSN comportant toutes les données requises pour leur traitement par les organismes complémentaires.

La DSN permet :

• D’assurer la fiabilité des déclarations
• De faciliter les contrôles automatisés
• De garantir les droits sociaux des salariés
• De réduire les écarts ou anomalies de déclaration

Depuis le 1er janvier 2023, les URSSAF sont chargées de vérifier l’exhaustivité, la cohérence et la conformité des données contenues dans les DSN, afin de garantir l’exactitude des cotisations et contributions recouvrées.

Chaque mois, elles mettent à disposition des employeurs en retour des DSN envoyées un compte rendu métier (CRM) qui indique au déclarant les données présentant une anomalie et la nature de chaque anomalie. L’employeur est tenu d’effectuer les corrections demandées.

En mars de chaque année (à partir de 2026), un CRM de rappel portant sur les données N-1 sera adressé aux déclarants. En l’absence de correction ou de prise de contact avec l’URSSAF dans un délai de 2 mois suivant sa réception, l’URSSAF ou la MSA pourra procéder automatiquement à la correction de la DSN. La déclaration ainsi rectifiée, se substituera, dès mai 2026, à celle transmise initialement par l’employeur. Cette DSN de substitution sera transmise à l’ensemble des organismes sociaux.

Dans un premier temps, seules les données ayant un impact sur les droits retraite (base et complémentaire) seront concernées.

La généralisation de la DSN de substitution renforce la nécessité de fiabiliser les données sociales.

Cela implique une vigilance des services paie avant le calcul de la paie (cohérence des éléments variables, paramétrage à jour, rattachement des salariés à chaque contrat etc…), au moment du calcul du bulletin (vérification des assiettes, taux, plafonds, affiliations etc…) et en amont/aval du dépôt de la DSN (contrôles ingérés aux logiciels de paie, outils des contrôles mise à disposition, suivi et correction automatique des CRM).

Cette évolution accroît donc l’importance d’un processus interne rigoureux au sein des services paie, afin de sécuriser les déclarations et d’éviter des corrections automatiques susceptibles d’impacter les droits des salariés et les relations avec les organismes sociaux.

 

< Précédent I Sommaire | Suivant >