Article de Pierre FAUCON paru dans Les Echos Sociétés et solutions.lesechos.fr
Chaque année, l’assemblée générale est un moment clé dans la vie d’une entreprise. Sa première raison d’être est l’approbation des comptes. Mais, bien au-delà de cette obligation légale, cette réunion est l’occasion d’un échange formel avec les associés et, pour les grandes entreprises, avec les actionnaires, pour aborder les sujets importants de la vie de l’entreprise, comme l’évolution du chiffre d’affaires, les opérations particulières, les tendances du marché, les perspectives d’avenir… Pour les start-up, l’AG permet d’informer et de rassurer les investisseurs. Pour toutes ces raisons, l’assemblée générale doit faire l’objet d’une préparation minutieuse par le dirigeant.
La vie d’une société est rythmée par l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes. Mais c’est aussi l’occasion d’analyser l’activité de la société et de discuter de ses perspectives d’avenir. Avant sa tenue, les dirigeants doivent réaliser un travail conséquent pour fixer l’ordre du jour, rédiger les documents d’information préalable, préparer les débats et le vote des résolutions.
Bien préparer son assemblée et respecter le formalisme
- Etablir minutieusement l’ordre du jour
Pour bien réussir son AG, la première étape est la fixation de l’ordre du jour. Il doit être structuré, complet et précis afin que les résolutions en découlant gagnent en efficacité. Un tour d’horizon de l’activité de la société, du contexte économique et des perspectives d’avenir de la société est un préalable requis nécessaire pour assurer l’exhaustivité des points à débattre en assemblée.
- Préparer les documents d’informations et les convocations aux associés
La deuxième étape consiste ensuite à analyser les statuts et les éventuels pactes extra-statutaires afin de connaître les modalités de convocations de l’AG (délais, contenu, identité des personnes à convoquer, etc.), les règles de quorum et de majorité, ainsi que les documents à rédiger en vue de sa tenue.
Se posera ainsi la question de la possibilité de participer à l’assemblée par visioconférence. Il sera peut-être opportun de modifier les statuts pour ouvrir cette possibilité. Un rétro-planning doit être établi plusieurs mois à l’avance.
Le projet de texte des résolutions ainsi que le rapport du dirigeant à l’assemblée sont des documents essentiels et stratégiques, dont la rédaction doit être maîtrisée afin de présenter clairement les points à l’ordre du jour. L’objectif est que les associés disposent de tous les éléments d’information, et votent les résolutions en toute connaissance de cause.
- Tenir l’assemblée générale
Le jour de l’assemblée étant arrivé, les associés se rassemblent, par voie dématérialisée ou en réunion physique selon les cas. Le bureau de l’assemblée est désigné, puis le président de séance présente les principaux éléments des documents transmis, notamment le rapport, avant d’ouvrir les débats et de faire voter les résolutions. Il veillera à l’établissement et à la régularité de la signature de la feuille de présence lorsqu’elle existe et du suivi des votes ainsi que de la signature du procès-verbal.
Enfin, il ne faudra pas négliger les formalités éventuelles découlant des résolutions votées, afin de garantir la mise en œuvre des décisions prises. Organiser efficacement son AG permet de se prémunir de risques éventuels sur la société et les dirigeants et renforce la confiance des associés envers la gouvernance.
Présenter l’activité et justifier les opérations particulières
Après la présentation du rapport de gestion, la discussion pourra s’ouvrir sur l’activité de l’entreprise : pourquoi le chiffre d’affaires a-t-il baissé ou augmenté ? Comment les prévisions se sont-elles réalisées ? Ou pourquoi ne se sont-elles pas confirmées ? Quelles ont été les difficultés ? Les opportunités ont-elles été bien exploitées ? Si l’entreprise est en difficulté, quelles sont les mesures de redressement envisagées ? Ensuite, quelles sont les tendances du marché ? Quelles sont les perspectives de développement pour l’année à venir ?
Dans un deuxième temps, le dirigeant devra être en capacité de répondre aux questions qui se poseront systématiquement : comment justifie-t-il sa rémunération ? ou la répartition entre sa rémunération, et les dividendes reçus par l’ensemble des associés ? Comment affecter le résultat, pour trancher entre réserve et distribution ? Il peut également y avoir des questions techniques, par exemple sur une importante provision pour dépréciation, d’une année antérieure ou nouvellement affectée. Comment se justifie-t-elle ? Faut-il l’annuler ?
Dans un troisième temps, il conviendra, s’il y en a eu, de présenter les opérations particulières. Il s’agit des transactions ou des activités qui sortent du cadre des opérations courantes telles que les achats, les ventes, la production… Ces opérations sont, par définition, exceptionnelles, et peuvent être plus ou moins complexes. Il peut s’agir d’opérations financières comme un rachat, une fusion ou une scission d’entreprise, une levée de fonds, une restructuration ; d’opérations juridiques comme les cessions d’actifs – vente d’une filiale, d’un brevet, d’une immobilisation… –, de l’arrêt d’une activité, de la fermeture d’un établissement, d’un contentieux important ; d’opérations stratégiques comme un nouveau partenariat, une joint-venture, l’entrée de nouveaux actionnaires, un lancement sur de nouveaux marchés…
Il peut malheureusement arriver qu’il s’agisse d’un plan spécifique pour redresser la barre après une crise, qui peut aller jusqu’à un plan de redressement ou de continuation.
À l’inverse, plus positif, lorsqu’il s’agit d’une start-up, l’assemblée sera le moment idéal pour faire le point avec les investisseurs, leur rendre compte du bon respect du business plan initial, ou leur expliquer les inévitables « modulations » et ajustements en cours !
Soigner l’animation de l’assemblée le jour J
Une assemblée générale doit également se préparer au niveau de l’animation et des supports. Il existe pléthore de logiciels qui, à partir du bilan ou du FEC (fichier des écritures comptables), éditent une analyse de la situation de l’entreprise et génèrent des graphiques explicites. Soit l’entreprise dispose elle-même de ce type de logiciels, soit généralement tous les cabinets d’expertise comptable en sont désormais équipés.
Mais attention, le « tout automatique » est insuffisant. C’est au dirigeant d’indiquer à son conseil les schémas dont il souhaite disposer, car il sait ce sur quoi il veut insister ou ce qu’il veut démontrer. Ces illustrations, avec les points clés, pourront être intégrés dans un PowerPoint, qui sera beaucoup plus visuel et plus facile à décrypter que le rapport de gestion ou les comptes annuels.
Enfin, le dirigeant a tout intérêt à préparer son assemblée avec son expert-comptable, et, selon sa taille, avec ses commissaires aux comptes et ses autres conseils, afin que les points importants soient abordés dans le bon ordre et dans le temps imparti, et également pour se faire challenger sur les questions qui pourront être posées.
